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Sehen wir uns nun Anlagen in Smartsheet an.
Die Anlagenfunktion von Smartsheet bietet raschen
Zugriff per Mausklick auf Dateien und Online-Ressourcen,
die mit der von Ihnen verfolgten Arbeit in Verbindung stehen.
Sie können Dateien von einem PC oder einer Website
anhängen und von einem Smartphone oder iPad aus einsehen.
Klicken Sie zunächst auf die Büroklammer in einer Zeile;
danach wird das Fenster "Zeilenanlagen" geöffnet.
Hier finden Sie Schaltflächen zum Versenden vorhandener Anlagen,
zum Hochladen neuer Dateien oder zum Einbinden von Anlagen aus dem Internet.
Wenn Sie Dateien von Ihrem PC hochladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen"
und wählen Sie die anzuhängenden Dateien aus.
Nach Auswahl der Dateien klicken Sie auf "Öffnen"; der Hochladevorgang beginnt.
In einem Verlaufsfenster wird die Größe der Dateien,
der bereits hochgeladene Anteil der Datei und der Status der hochzuladenden Dateien angezeigt.
Nach dem Hochladen werden die Dateien im Anlagenfenster angezeigt.
Sie sehen den Namen der Anlage,
wann und von wem
die Datei angehängt wurde,
die Größe und die Position der Datei im Tabellenblatt.
Wenn Sie hochgeladene Dateien bearbeiten möchten, müssen Sie sie herunterladen
und in dem Programm öffnen, in dem sie erzeugt wurden (in diesem Fall Microsoft Word),
erneut speichern
und die neue Version wieder hochladen.
Wenn neue Versionen hochgeladen werden, zeigt ein kleines Symbol
die Anzahl der Versionen an. Durch Klicken auf das Symbol
wird eine Liste sämtlicher Versionen, ihr Hochladedatum
und sogar die Änderung des Dateinamens angezeigt.
Mit der Schaltfläche "Anlage von" können Sie Links zu Online-Ressourcen
wie beispielsweise ein Google-Dokument oder eine URL einer Website anhängen.
Nun können Sie durch Klicken auf den Namen in der Liste ein Google-Dokument auswählen.
Sie können auch ein neues Google-Dokument, ein Google-Tabellenblatt oder eine Google-Präsentation erzeugen.
Für dieses Beispiel wählen Sie "Bellevue Project" aus der Liste.
Da es sich hier um eine Online-Ressource handelt, braucht sie nicht hochgeladen zu werden.
Die Auswahl dieses Dateinamens funktioniert wie ein Link, und die Datei wird in einem Webbrowser geöffnet.
Sie braucht nicht heruntergeladen, neu gespeichert und als neue Version hochgeladen zu werden.
Nach dem Hochladen oder Einbinden von Anlagen über einen Link gibt es mehrere Möglichkeiten.
Sie können die Anlage per E-Mail versenden. Klicken Sie
hierfür auf das E-Mail-Symbol; danach wird das Fenster "Anlage senden" geöffnet.
Geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, setzen Sie sich auf CC und versenden Sie die Mail.
Bei Online-Ressourcen sendet Smartsheet Links zu den Anlagen, nicht die tatsächlichen Dateien.
Dadurch kann rascher auf die Anlagen zugegriffen werden,
und Größenbeschränkungen für Dateianlagen können umgangen werden.
Aus Sicherheitsgründen gibt es für Anlagen ein Verfallsdatum.
Durch Klicken auf den Pfeil oder Klicken mit der rechten Maustaste
auf eine beliebige Stelle in der Anlage wird ein Menü für diese Anlage angezeigt.
Über das Kontrollkästchen rechts können mehrere Dateibefehle gestartet werden,
beispielsweise Herunterladen, E-Mail-Versand oder Löschen mehrerer Dateien.
Auf der Registerkarte "Anlagen" werden sämtliche
Anlagen aus allen Zeilen des von Ihnen bearbeiteten Tabellenblatts angezeigt.
Sie können von diesem Fenster aus Dateien anhängen, ohne über die zugehörige Zeile gehen zu müssen.
Wenn Sie auf den Anlagennamen klicken, wird die Anlage automatisch heruntergeladen
(hochgeladene Datei), in einem Webbrowser geöffnet (über Link eingebundene Datei aus dem Internet)
oder in einem Vorschaufenster geöffnet (Bilddatei im Standardformat).
Zentral arbeiten.
Das funktioniert mit Anlagen in Smartsheet.