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Das Workflow-System ist ein mächtiges Tool, mit dem Sie Password Safe an die Bedürfnisse
Ihres Unternehmens anpassen können. Das Workflow-System stellt hierzu Ereignisse auf der linken Seite
zur Verfügung, die sogenannten Events. Mit den Aktionen, welche auf der rechten Seite
zu sehen sind, können Sie auf einen Event reagieren. In diesem Beispiel wird eine E-Mail
automatisch versendet, sobald ein Benutzer eine neue Aufgabe in Password Safe erhalten
hat. Eine Aufgabe kann zum Beispiel eine Freigabe Anfrage zum Brechen eines Siegels sein. Die
E-Mail kann um eigenen Text, eventuell ein Ansprechpartner ergänzt werden. Es lässt
sich z.B. auch eine E-Mail an einen Verantwortlichen versenden, wenn in einem bestimmten Ordner
ein Passwort angesehen, oder editiert wird. Ein weiteres Beispiel ist ein Mehr-Augen-Prinzip
vor dem Löschen des Logbuchs. In der Konfiguration dieser Aktion können Sie die Benutzer auswählen,
welche zur Ausführung des Events notwendig sind. Sollen es keine bestimmte Benutzer sein,
so kann auch eine Gruppe verwendet werden. Mit dem Event "Nach neuem Passwort", können
Sie beispielsweise nach dem Erstellen eines Datensatzes eine Aktion durchführen. Hier
eignen sich Aktionen wie Datensatzsiegel oder die Datensatzsperre. Diese wird ähnlich wie
das Datensatzsiegel konfiguriert. Sie können hier eine Vorlage wählen, nach welcher der
Datensatz nach dem Erstellen gesperrt werden soll. Ebenfalls können Sie eine Begründung
konfigurieren. Über die Bedingungen legen Sie fest, wo der Workflow greifen soll. In
unserem Beispiel soll dieser nur bei dem Ordner "TeamViewer" ausgeführt werden. Betrachten
wir die Auswirkungen der erstellten Workflow-Events. Das Löschen des Logbuchs ist nun nur noch
im Mehr-Augen-Prinzip möglich. Somit kann unbefugtes Löschen des Logbuchs unterbunden
werden. Eine weitere Aktion war, das automatische Sperren eines Datensatzes. Erstellen wir nun
im Ordner "TeamViewer" einen neuen Datensatz, so wird dieser nach dem Speichern automatisch
anhand der konfigurierten Einstellungen, sowie der Vorlage gesperrt.