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Einführung in Zetadocs Express for Microsoft Dynamics NAV
Zetadocs for Microsoft Dynamics NAV
ist im Bereich Dokumentenmanagement das führende Software-Add-On
für Microsoft Dynamics NAV.
Das neue Mitglied der Zetadocs-Produktfamilie, Zetadocs Express,
nutzt SharePoint 2010 oder das SharePoint Online-Feature von Office 365.
Dieses Video enthält eine kurze Darstellung der
wichtigsten Features und Vorteile von Zetadocs Express.
Zetadocs bietet Vorteile in drei Bereichen:
geringere Kosten bei der Bearbeitung von Geschäftsdokumenten,
besseren Service für Kunden und Lieferanten sowie
eine Möglichkeit, die CO2-Emissionen zu senken.
Nehmen Sie zum Beispiel April, die im Account-Team tätig ist
und Zahlungen für Lieferanten bearbeitet.
Wenn bei April eine Lieferantenrechnung eingeht,
ist es ihre Aufgabe, die Rechnung genehmigen zu lassen,
damit sie nachfolgend die Zahlung vornehmen kann.
Sie sucht die zugehörige Bestellung in Dynamics NAV und
zieht dann das Dokument per Drag & Drop auf den Auftrag,
um dann den Upload in Office 365 vorzunehmen und mit diesem Auftrag zu verknüpfen.
Danach kann sie die Rechnungsnummer des Lieferanten eingeben und den Auftrag buchen.
Die Rechnung des Lieferanten ist nun sicher in Office 365 gespeichert,
sodass sowohl Dynamics NAV-Nutzer als auch entsprechend befugte Mitarbeiter
problemlos darauf zugreifen können.
Wie kann April nun die
Eingangsrechnung auf dem Bildschirm genehmigen lassen,
ohne dafür auf ein papierbasiertes Verfahren zurückzugreifen?
Sie ruft die Rechnung auf und klickt auf „Workflow starten“.
Sie weist die Rechnung ihrem Kollegen Ben zu, damit dieser sie genehmigt.
Zetadocs Express ist hier zu einem
einfachen SharePoint-Workflow
im Rahmen von Office 365 verknüpft.
Ben wird per E-Mail darüber informiert, dass er die Eingangsrechnung genehmigen soll.
Eine Verknüpfung leitet ihn zu SharePoint,
dort kann er die Eingangsrechnung auf dem Bildschirm aufrufen
und für April genehmigen.
Da es sich bei Office 365 um einen Cloud-Dienst handelt, kann Ben dies an jedem beliebigen Ort vornehmen:
auf einer Geschäftsreise, in seinem häuslichen Arbeitszimmer oder im Büro.
Hat Ben die Rechnung genehmigt, erhält April eine entsprechende E-Mail.
Innerhalb von Dynamics NAV
kann sie sehen, dass die Rechnung genehmigt worden ist.
Sie kann nun mit der Bearbeitung fortfahren und die Zahlung an den Lieferanten veranlassen.
Im nächsten Beispiel lernen Sie Arnie kennen, der in der Debitorenbuchhaltung beschäftigt ist.
Eine seiner Aufgaben besteht darin, Rechnungen für Kunden auszustellen.
Mit Zetadocs Express
kann Arnie eine Rechnung direkt aus Dynamics NAV per E-Mail versenden.
Dadurch muss er die Rechnung nicht mehr ausdrucken,
in einen Umschlag stecken und mit der Post versenden.
Die E-Mail wird automatisch
anhand der in Dynamics NAV hinterlegten Kontaktdaten adressiert.
Eine Kopie der Rechnung wird per Upload in Office 365 gespeichert,
sodass Arnie die Rechnung nicht mehr ausdrucken und eine papierne Kopie davon ablegen muss.
In diesem kurzen Überblick haben Sie gesehen, wie mit Zetadocs Express
Dokumente per Drag & Drop erfasst,
ein Workflow zur Dokumentengenehmigung auf dem Bildschirm verwendet,
Daten gespeichert und E-Mails direkt aus NAV gesendet werden.
Jedes der genannten Features wird in anderen Zetadocs-Versionen erweitert,
zudem werden der Batch-Modus und Anpassungen angeboten.
Weitere Informationen über die anderen Versionen von Zetadocs
finden Sie auf unserer Website,
zusammen mit Videos zur elektronischen Rechnungsstellung,
Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Verfolgung von Liefernachweisen.
Zum Abschluss erfahren Sie, wie Sie Zetadocs Express erwerben können.
Die Software steht ohne weitere Kosten für Kunden zur Verfügung,
die einen „Business Ready Enhancement Plan“ abgeschlossen haben
und „Role Tailored Client“
mit Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 ausführen.
Ausführliche Angaben dazu finden Sie auf der Website von Zetadocs.
Vielen Dank, dass Sie sich dieses Zetadocs Express-Video angesehen haben.