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Willkommen bei Smartsheet 101
Smartsheet ist eine einmalige Online-Anwendung,
mit der Sie jegliche Art Online-Arbeit verfolgen können.
Grundlage von Smartsheet ist ein Blatt;
es ist flexibel und benutzerfreundlich wie ein Tabellenblatt,
doch ein Smartsheet ist weitaus leistungsfähiger.
Smartsheet ist online, Teil der Cloud,
für raschen, problemlosen Zugriff und ebensolche Zusammenarbeit konzipiert.
Es existiert nur eine Kopie Ihrer Daten. Ihr Team kann
sie einsehen und sie gleichzeitig von einem Computer, Smartphone oder iPad aus bearbeiten.
Ein Tabellenblatt besitzt in der Regel
Spalten mit der Beschriftung A, B, C und so weiter.
Bei Smartsheet werden Spalten jedoch anders behandelt.
Ein Blatt hat einen bestimmten Namen und einen bestimmten Zweck,
beispielsweise das Auflisten von Datumsangaben oder die Anzeige des Verfolgungsstatus.
Sie können die Reihenfolge der Spalten nach Belieben ändern;
Smartsheet behält die darin enthaltenen Daten und die Abhängigkeiten der einzelnen Spalten unverändert bei.
Darüber hinaus besitzt Smartsheet zahlreiche leistungsfähige Funktionen,
die in herkömmlichen Tabellenblättern nicht enthalten sind.
Sie können beispielsweise problemlos Dateien speichern
und direkt von Smartsheet aus darauf zugreifen.
Darüber hinaus können Sie kürzlich in
einem bestimmten Zeitraum vorgenommene Änderungen markieren
und sie verfolgen.
In Smartsheet sind alle Funktionen und Tools für Zusammenarbeit
konzipiert; damit können Sie rasch und problemlos auf Ihre Daten zugreifen.
Es folgt eine Kurzübersicht über die verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten von Smartsheet;
hier können Sie sich mit diesem Tool vertraut machen.
Zuerst ein Blick auf das Layout.
Dies ist einer der Gründe, weshalb Smartsheet so benutzerfreundlich ist.
Oben sehen Sie die E-Mail für die Anmeldung.
Wenn Sie darauf klicken, können Sie auf das Menü "Konto" zugreifen.
Unmittelbar darunter befindet sich die Registerkarte "Start". Hier können Sie
auf alle Tabellenblätter zugreifen und sie organisieren.
Für jedes offene Smartsheet wird
neben der Registerkarte "Start" eine eigene Registerkarte angezeigt.
Nun werden Ihnen drei Möglichkeiten zur Erzeugung eines Smartsheets vorgestellt.
Sie können auf das grüne Pluszeichen auf der Registerkarte klicken und
NEUES LEERES BLATT wählen.
Das leere Blatt ist sehr einfach und enthält keine vordefinierten Spalten.
Wenn Sie nicht mit einem leeren Blatt beginnen möchten,
bieten Vorlagen eine schnelle und einfache Möglichkeit,
mit vordefinierten Spalten und Organisationsfunktionen
für eine bestimmte Art Aufgabe zu beginnen.
Das so erzeugte Blatt können Sie an Ihre Vorstellungen und Anforderungen anpassen.
Die dritte Möglichkeit besteht darin, vorhandene Daten
aus einem Tabellenkalkulationsprogramm, aus Google Text & Tabellen oder einer Microsoft Project-Datei zu importieren.
Hierdurch wird ein völlig neues Smartsheet
mit Spaltennamen aus Ihren bereits existierenden Daten erzeugt.
Sehen wir uns nun Smartsheet etwas genauer an.
Links ist die Symbolleiste zu sehen,
unten die für Smartsheet spezifischen Tools.
Von hier aus greifen Sie auf die meisten Zusammenarbeits-Tools zu.
Sehen Sie sich nun die Spalten genauer an.
Ein Smartsheet besteht aus einer Reihe von Spalten;
jede dieser Spalten besitzt einen Namen und einen Spaltentyp.
Anhand des Spaltentyps kann Smartsheet besser erkennen, welche Daten sich darin befinden;
der Spaltentyp ist jedoch sehr flexibel.
Selbst wenn Sie einen Spaltentyp zugewiesen haben,
können Sie einen beliebigen Wert eingeben.
Beispiel: Wenn Sie in einer Datumsspalte arbeiten,
jedoch das Datum nicht wissen, können Sie TBD eingeben.
Zum Aufrufen des Spaltenmenüs
klicken Sie auf das Dreieck oben; danach wird das Menü dieser Spalte angezeigt.
Hier finden Sie Optionen zum Einfügen oder Löschen von Spalten
sowie zum Bearbeiten von Spalteneigenschaften.
Wenn Sie eine oder mehrere Spalten verschieben möchten,
wählen Sie die Spalte(n) aus; danach
können Sie sie einfach durch Ziehen und Ablegen an ihrer neuen Position platzieren.
In Smartsheet besitzt jedes Tabellenblatt eine primäre Spalte.
Ihr Titel wird zur Unterscheidung von dem anderer Spaltenköpfe in Fettschrift angezeigt.
Diese primäre Spalte dient in Smartsheet zur Beschreibung der Zeile.
Beispiel: Wenn Sie die Funktion "Zeile senden" verwenden,
nutzt Smartsheet die Daten aus der primären Spalte
als Betreffzeile in der zu versendenden E-Mail.
Denken Sie beim Einrichten eines Tabellenblatts daran, dass
die primäre Spalte den Titel für die einzelnen Zeilen liefert.
Links im Tabellenblatt
befinden sich drei besondere Spalten, die nicht verschoben werden können.
Die erste Spalte ist für Dateianlagen für eine Zeile vorgesehen,
die zweite für das Hinzufügen einer Diskussion zu dieser Zeile
und die dritte für das Hinzufügen einer Erinnerung zu dieser Zeile.
Wenn Sie den Cursor im Tabellenblatt nach unten ziehen, sehen Sie Zeilen mit Zeilennummern.
Das Auswählen und Verschieben von Zeilen funktioniert analog
zum Auswählen und Verschieben von Spalten.
Klicken Sie zum Auswählen des Zeilenkopfs darauf;
wenn Sie mehrere Zeilen auswählen möchten, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt und klicken Sie auf die Köpfe der gewünschten Zeilen.
Danach können Sie sie einfach durch Ziehen und Ablegen
an eine andere Position auf dem Tabellenblatt verschieben.
Der kleine blaue Pfeil
zeigt auf die Position, an der die Zeile(n) abgelegt wird bzw. werden.
Zum Aufrufen des Zeilenmenüs klicken Sie auf das grüne Dreieck.
Hier finden Sie weitere Zeilenbefehle wie beispielsweise
EINFÜGEN, LÖSCHEN und viele mehr.
Wenn Sie eine neue Zeile einfügen möchten, können Sie die EINFG-TASTE auf Ihrer Tastatur betätigen.
Vom Zeilenmenü aus können Sie mehrere Zeilen auf einmal einfügen.
Nach dem Erzeugen des Tabellenblatts
können Sie mit Kopieren und Einfügen vorhandene Daten in das Blatt übernehmen.
Wenn Sie Daten aus einem externen Programm
in Smartsheet einfügen möchten,
benötigen Sie hierzu die Tastenkombination CTRL+C (Kopieren) und CTRL+V (Einfügen).
Wenn Sie beim Einfügen von Daten in Smartsheet
einmal mit der linken Maustaste auf eine Zelle klicken und danach die Daten einfügen,
gelangen diese in die Zelle, auf die Sie geklickt hatten, sowie in die angrenzenden Zellen.
Wenn Sie auf eine Zelle doppelklicken, wird für diese Zelle der Bearbeitungsmodus aktiviert.
Danach werden beim Einfügen alle Daten in die ausgewählte Zelle übernommen.
Zum Einfügen eines Zeilenumbruchs in eine Zelle
halten Sie die STRG-TASTE gedrückt und betätigen die EINGABETASTE.
Wenn Sie beim Bearbeiten einer Zelle die EINGABETASTE betätigen,
gelangt der Cursor in die darunter liegende Zelle.
Sie brauchen sich nicht um die Änderung der Zeilenhöhe zu kümmern;
Smartsheet passt die Höhe beim Textumbruch automatisch an.
Sie können zeilenübergreifend eine einfache Struktur erzeugen.
Hierfür wählen Sie einfach die als untergeordnete Zeile gewünschte Zeile aus und aktivieren das Tool zum Einrücken.
Nun können Sie durch Klicken auf das kleine Symbol untergeordnete Zeilen ausblenden.
Zum Aufheben dieser einfachen Struktur betätigen Sie die Schaltfläche für Vorziehen.
Zum Formatieren von Zellen verwenden Sie die Schaltflächen auf der linken Symbolleiste.
Hier befinden sich verschiedene Textstile
sowie Optionen für Schriften,
Ausrichtung,
Farbe,
Zahlen und Formeln.
Zum Eingeben von Werten in nebeneinander liegende Zellen,
die die gleiche Struktur aufweisen, klicken Sie zum Ausfüllen der Zellen
auf die rechte untere Ecke einer Zelle und ziehen Sie
den Rahmen der Zelle bis zu den Zellen, in die die Daten eingetragen werden sollen.
Sie können pro Zeile beliebig viele Dateien anhängen.
Klicken Sie hierfür einfach auf die Büroklammer in der Spalte für Dateianlagen
und wählen Sie die anzuhängenden Dateien aus.
Sie können maximal zehn Dateien auf einmal hochladen; es gibt jedoch keine Obergrenze für die Anzahl hochzuladender Dateien.
Wenn Sie einen langen Text dokumentieren oder verfolgen müssen,
der nicht in eine Zelle passt,
können Sie die Daten in die Diskussionsspalte einfügen.
Diskussionen sind ideal für das Verfolgen von Teammitgliedern
und die Zusammenarbeit an bestimmten Elementen im Smartsheet.
Zum Aufheben von Änderungen klicken Sie einfach
in der Symbolleiste auf die Schaltflächen "Rückgängig machen" oder "Wiederholen".
Sie können hierfür auch die Tastenkombinationen STRG+Z (Rückgängig machen) und STRG+Y (Wiederholen) verwenden.
Nach Klicken auf "Speichern" oder Betätigen der Tasten STRG+S
lassen sich Änderungen jedoch nicht mehr rückgängig machen.
Smartsheets vereinfachen die Zusammenarbeit mit Ihnen
für andere Personen.
In Smartsheet sind Ihre sämtlichen Daten
privat, bis Sie sie für andere freigeben.
Zum Freigeben eines Tabellenblatts klicken Sie
auf der unteren Symbolleiste auf "Freigabe".
Das Freigabefenster wird geöffnet.
Klicken Sie oben am Fenster auf die Schaltfläche "Freigabe"
und geben Sie die E-Mail-Adresse der Empfänger ein.
Danach können Sie zu dieser Einladung eine Nachricht hinzufügen.
Nach dem Verfassen der Nachricht klicken Sie auf "Freigabe".
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link.
Sobald er auf diesen Link klickt, wird Smartsheet im Browser geöffnet.
Wenn der Empfänger kein Smartsheet-Konto besitzt,
erhält er ein Gratiskonto und wird aufgefordert, ein Kennwort auszuwählen.
Danach kann er sich mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Kennwort
bei Smartsheet anmelden.
Er benötigt zum Bearbeiten von Tabellenblättern, die für ihn freigegeben wurden, kein bezahltes Konto.
Sobald Sie eine E-Mail-Adresse
zur Freigabe von Daten oder zum Versenden von Elementen aus Smartsheet eingeben,
speichert das Programm diese E-Mail-Adresse in Ihrer Kontaktliste.
Wenn Sie diese Liste einsehen oder bearbeiten möchten,
klicken Sie links oben auf Ihre E-Mail
und danach auf "Meine Smartsheet-Kontakte".
Von hier aus können Sie Namen zu den E-Mail-Adressen eintragen
oder Kontaktdaten aus anderen Quellen wie beispielsweise Google oder Outlook importieren.
Wenn Sie danach die ersten Buchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse eingeben,
erscheint zur Vereinfachung der Dateneingabe eine Dropdownliste.
Auch mit der Veröffentlichungsfunktion können Sie
anderen Personen das Einsehen oder Bearbeiten des gesamten Tabellenblatts erlauben.
Klicken Sie unten auf die Schaltfläche "Veröffentlichen".
Hier sehen Sie drei Optionen zum Veröffentlichen des gesamten Tabellenblatts,
darunter eine Option, mit der andere Personen das Tabellenblatt bearbeiten können.
Mit dem Vorschau-Link können Sie sich anzeigen lassen,
was eine Person sieht, die das veröffentlichte Tabellenblatt bearbeiten möchte.
Wer ein Tabellenblatt bearbeiten darf, kann die Werte in diesem Blatt ändern.
Unter Umständen sollen einige Zeilen und Spalten
in einem freizugebenden Tabellenblatt von der Bearbeitung ausgeschlossen werden.
Mit der Sperrfunktion können Sie verhindern,
dass Zeilen und Spalten bearbeitet werden.
Nur Benutzer mit Administratorrechten können
diese gesperrten Daten bearbeiten.
Hier sehen Sie, was der potenzielle Bearbeiter des Tabellenblatts zu sehen bekommt.
Wenn eine Zelle ausgewählt ist, wird die Dropdownliste
nicht eingeblendet, und die Zelle ist in Grau hervorgehoben.
Sie können darüber hinaus eine Momentaufnahme
des gesamten Tabellenblatts als PDF- oder Excel-Datei versenden.
Klicken Sie hierfür einfach auf die Schaltfläche "Datei", wählen Sie "Als Anlage senden"
und danach den bzw. die Empfänger aus.
Wenn ein Benutzer nur einen Teil der Zeilen Ihres Tabellenblatts sehen soll,
können Sie ihm mit der Funktion "Zeile senden" eine Momentaufnahme senden.
Wählen Sie einfach eine oder mehrere Zeilen und danach im Zeilenmenü "Zeile senden".
Hier können Sie auch den bzw. die Empfänger auswählen.
Wenn andere Benutzer Teile des Tabellenblatts aktualisieren dürfen,
jedoch keinen Zugang zum gesamten Tabellenblatt erhalten sollen,
können Sie hierfür die Funktion "Aktualisierungsanforderung" nutzen.
Die E-Mail, die diese Benutzer erhalten, enthält die Zeilendaten
sowie einen Link, über den sie diese Zeilen aktualisieren bzw. bearbeiten können.
Mit der Smartforms-Funktion können Sie ein einfaches Webformular erzeugen,
über das andere Benutzer neue Zeilen mit Daten in Ihr Smartsheet eingeben können.
Beim Speichern des Formulars
werden hier der Link und der Einbindungscode für das Formular angezeigt.
Über den Vorschau-Link können Sie das
eigentliche Smartform aufrufen und testen.
Smartforms können in Ihrer Farbe und mit Ihrem Logo hochgeladen werden.
Wenn Sie im Laufe Ihrer Arbeit mehr Tabellenblätter anlegen,
sollten Sie sie zwecks Vereinfachung des Zugriffs und der Freigabe organisieren.
Auf der Registerkarte "Start" lassen sich alle erzeugten oder freigegebenen Tabellenblätter
ermitteln und problemlos organisieren.
Nach Klicken auf den Ordner mit Tabellenblättern links
sehen Sie rechts eine Liste Ihrer Tabellenblätter.
Sie können diese Liste durch Klicken auf einen der Spaltenköpfe sortieren.
Ordner sind einfach anzulegen und zu nutzen.
Klicken Sie auf "Neu hinzufügen" und wählen Sie "Ordner".
Nach dem Anlegen eines Ordners
können Sie dort direkt Tabellenblätter erzeugen
oder vorhandene Tabellenblätter über Ziehen und Ablegen in diesen Ordner aufnehmen.
Neu erzeugte Tabellenblätter sind privat,
wenn sie nicht in einem Arbeitsbereich erzeugt werden.
In einem Arbeitsbereich legen Sie einmal die Berechtigungen fest;
danach erhält der gesamte Inhalt des Arbeitsbereichs diese Berechtigungen.
Nach Klicken auf das Symbol "Ich als Inhaber"
sehen Sie eine komplette Liste der Tabellenblätter in Ihrem Besitz.
Nach Klicken auf das Symbol "Share to me" (Für mich freigegeben)
sehen Sie eine komplette Liste der Tabellenblätter,
die anderen Benutzern gehören und für Sie freigegeben wurden.
Mit Smartsheet verlieren Sie nie
die Kontrolle über die von Ihnen verfolgten Aktivitäten und Elemente.
Sie können sich an wichtige Daten
per E-Mail erinnern lassen.
Sie können Erinnerungen problemlos
für eine einzelne Zeile
oder eine gesamte Spalte mit Datumsangaben einrichten.
Wenn andere Benutzer Änderungen an Ihrem Tabellenblatt vornehmen,
können Sie sich mit der Benachrichtigungsfunktion
per E-Mail über diese Änderungen informieren lassen.
Sie können die Häufigkeit festlegen, mit der Sie E-Mails erhalten möchten,
und angeben, welche Teile des Tabellenblatts für Sie am wichtigsten sind.
Über Änderungen, die Sie selbst vornehmen, werden Sie nicht informiert.
Das Durchsuchen und Ermitteln von Daten und Informationen ist u. U. schwierig,
vor allem, wenn Sie mit anderen Benutzern
an mehreren Projekten zusammenarbeiten.
In Smartsheet sind spezielle Tools für das
rasche Ermitteln von Informationen und Daten integriert.
Mit der Funktion "Änderungen hervorheben"
können Sie problemlos die in einem
von Ihnen ausgewählten Zeitraum vorgenommenen Änderungen einsehen.
Damit können Sie die letzten Arbeiten an Ihrem Tabellenblatt rasch einsehen.
Wenn Zellen geändert wurden, werden ihre Werte
in einem Verlaufsprotokoll gespeichert; hier können Sie die Daten durchgehen.
Sie finden hier nicht nur die geänderten Zellenwerte,
sondern auch den Urheber und das Datum der Änderungen.
In bestimmten Situationen sollen bestimmte Werte hervorgehoben werden,
beispielsweise, wenn für einige Elemente Risiken bestehen.
Mit dem Tool für bedingte Formatierung
können Sie eine ganze Zeile oder eine einzelne Spalte hervorheben.
Hierfür sind nur einige einfache Regeln erforderlich, die sich rasch einrichten lassen.
Wenn Sie Daten Ihren Vorstellungen entsprechend anzeigen lassen möchten,
können Sie die Zeilen eines Tabellenblatts
auf der Grundlage der Daten in einer der Spalten sortieren.
Wenn Sie alle Elemente sehen möchten, die zu einem bestimmten Namen, Datum o. Ä. gehören,
können Sie die Spalte filtern.
Klicken Sie hierfür im Spaltenmenü auf "Spalte filtern"
und wählen Sie die anzuzeigenden Elemente aus.
Danach werden nur die Zeilen angezeigt, die die Kriterien erfüllen.
Zum Deaktivieren des Filters klicken Sie auf "Filter entfernen".
Die Berichterstellungsfunktion ähnelt der Spaltenfilterfunktion,
doch sie ermöglicht das Durchsuchen
bestimmter oder aller Tabellenblätter.
Danach werden alle Blätter angezeigt, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen.
Dies vereinfacht die Anzeige ähnlicher Elemente aus mehreren Smartsheets.
Beispiel: Sie können problemlos einen Bericht
mit allen Ihnen zugeteilten Aufgaben erstellen lassen.
Die hier angezeigten Zeilen sind live,
d. h., Sie können die Zeilen im Bericht bearbeiten.
Wenn Sie den Bericht speichern,
werden die Änderungen in das ursprüngliche Smartsheet übernommen.
Damit können Sie einen Bericht als Arbeitsliste nutzen.
Mit der Suchfunktion
können Sie alle Daten in Ihren Tabellenblättern durchsehen
und die gewünschten Daten problemlos ansteuern.
Klicken Sie hierfür einfach auf den Link "Suche"
und geben Sie den zu suchenden Text ein.
Von den Suchergebnissen aus können Sie rasch zu dem
Element mit dem gesuchten Text gehen.
Mit der Kalenderansicht können Sie die Datumsangaben in Ihrem Tabellenblatt
in einem kalenderähnlichen Format anzeigen lassen.
Hier sehen Sie Tage mit zahlreichen
Aktivitäten und ruhige Tage.
In der Gantt-Ansicht werden Datumsangaben als Balken auf einer Zeitachse dargestellt.
Hier sehen Sie problemlos, wann sich Zeilenelemente überlagern
und wann sich Lücken zwischen Zeitelementen befinden.
Darüber hinaus können Sie hier Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben festlegen,
d. h., die folgende Aufgabe beginnt erst,
wenn die vorherige abgeschlossen ist.
Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick:
kürzlich aktualisierte Smartsheets,
fällige Erinnerungen,
als Favoriten markierte Zeilen
sowie eine To-Do-Liste für rasche Notizen.
Vielen Dank, dass Sie sich diese Einführung in Smartsheet angesehen haben.
Wenn Sie weitere Funktionen von Smartsheet kennen lernen
oder Näheres zu einem bestimmten Thema erfahren möchten,
klicken Sie einfach auf den Hilfe-Link.
Hier werden während der Arbeit mit Smartsheet einfache Tipps angezeigt.
Sie können auch Anleitungen in der Hilfefunktion durchlesen
oder ein Video mit ausführlichen Anweisungen zu einem bestimmten Tool ansehen.
Danach können Sie problemlos mit Smartsheet arbeiten.
Wenn Sie Anregungen, Ideen oder Kommentare haben,
freuen wir uns über Nachricht von Ihnen.
Wir von Smartsheet möchten wissen, was unsere Kunden denken,
damit wir unsere Produkte für Sie noch weiter verbessern
und neue Tools für dieses digitale Zeitalter entwickeln können.
Das macht Smartsheet aus.