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Wenn Sie eine Rich-Content-Application wie z. B. eine Website, planen,
gibt es einige Gründe, warum Sie Alfresco einer einfachen Datenbank vorziehen sollten.
In diesem Alfresco Quick Take nenne ich Ihnen die zehn wichtigsten Gründe.
Nr. 1: Content-Performance.
Datenbanken können Texte und Zahlen speichern, aber ausgefallenere Informationen
speichern sie als so genannte Blobs, Binary Large Objects, ab.
Sie wissen nicht genau, wie sie damit umgehen sollen.
Sie nehmen solche Objekte auf, wissen aber im Grunde nichts damit anzufangen.
Mit Alfresco hingegen können Sie die Informationen in ihrem Ursprungsformat
und somit sehr leistungsfähig abspeichern.
Nr. 2: Content-Modell-Flexibilität.
Wenn man in einer Datenbank Attribute zu Informationen speichern will,
auch als Metadaten bekannt,
muss man eine Anzahl von Spalten als Teil der Datenbankstruktur vorher definieren.
Anfangs ist das kein Problem, doch wird es schwierig, das später abzuändern.
Mit Alfresco können Sie Ihr Content-Modell mit den so genannten Aspekten modifizieren.
Sie können, wenn nötig, verschiedene Metadaten auf verschiedene Objekte anwenden,
um alles an Ihre Anforderungen anzupassen und die Abläufe weiterzuentwickeln.
Nr. 3: granulare Content-Security.
Datenbanken können den Zugang zu Informationen auf Tabellenebene sehr gut definieren,
aber nicht so sehr für einzelne Reihen oder Dokumente.
Mit Alfresco können Sie den Zugang zu verschiedenen Objekten variieren,
wirklich kontrollieren, wer was sehen oder tun darf,
und verschiedene Informationsarten innerhalb des Repository modifizieren.
Nr. 4: Content-Collaboration und Versionskontrolle.
Datenbanken haben keine Vorstellung davon, wie sie eigentlich
mit den collaborativen Aspekten der Erstellung neuer Informationen umgehen sollen.
Es ist eine Sache, ein neues Dokument speichern zu können,
und eine andere Sache, alle Prozesse bei der Erstellung neuer Dokumente
in einem Repository zu verarbeiten und vorzuhalten.
Mit Alfresco können Sie das direkt tun,
da wir die Versionskontrolle und Sicherheitsaspekte,
aber auch die Collaborationsfunktionen durch Alfresco Share bereitstellen.
Man kann Collaborations-Räume erstellen, Team-Mitglieder einladen
und alles das tun, was beim Entstehen neuer Versionen von Informationen nötig ist.
Nr. 5: Volltext- und Metadaten-Suche.
Datenbanken können sehr gut alle Text-Informationen verwalten,
die Attribute oder die Metadaten.
Manche erstellen auch einen Index des tatsächlichen Dokumenteninhaltes,
aber die Leistung kann unterschiedlich sein.
Je nach Datenbank, die Sie einsetzen, ist das möglich oder auch nicht.
Mit Alfresco jedoch erhalten Sie für beides Flexibilität,
sei es eine Information in einem Dokument, oder zugeordnete Metadaten oder beides.
Wir ermöglichen es, die Inhalte zu indexieren, zu durchsuchen oder wiederzufinden.
Nr. 6: automatisierte Content-Regeln.
Da wir nun alle Inhalte unter Kontrolle haben,
wie verfahren wir mit dem Umgang damit innerhalb des Systems?
Regeln sind eine gute Möglichkeit in Alfresco, um über unser User-Interface zu definieren,
wie man den Umgang mit Dokumenten automatisiert, unabhängig davon, wie sie ins System kommen.
Man kann sicherstellen, dass Informationen konsistent verwaltet und verarbeitet werden.
Nr. 7: Out-of-the-Box-Workflow.
Hier ein gutes Beispiel dafür, zu was die Regeln nützlich sind.
Datenbanken haben, wie bei Collaboration, kein integriertes Konzept davon,
wie man mit den Möglichkeiten des Workflows umgeht.
Entweder muss man das selbst entwickeln oder separate Workflow-Systeme einsetzen.
Als Teil des Repositorys sind bei Alfresco Workflow-Funktionen integriert.
Sie können also delegierte Revisionen kontrollieren und Assets individuell verwalten lassen.
Sie können Dinge delegieren, trotzdem die Kontrolle über die Abläufe behalten
und Informationen innerhalb eines Repositorys überprüfen und Berichte erstellen.
Nr. 8: Benachrichtigungen.
Sie können pro-aktiv Mitgliedern eines Teams Benachrichtigungen
über Veränderungen eines Dokuments senden,
wenn neue Dokumente in einen Collaborations-Bereich eingefügt wurden.
Mit Alfresco können Sie das unmittelbar tun.
Wenn Sie das mit einer Datenbank machen wollten,
müssten Sie das, wie gesagt, selbst aufbauen.
Datenbanken haben kein integriertes Konzept dafür.
Nr. 9: native Unterstützung für Content-Standards für Erstellungsprozesse.
Das ist aus Sicht eines Fachanwenders
wohl der wichtigste, ausschlaggebende Faktor für Alfresco.
Sie können ermöglichen, dass Objekte in das Repository abgelegt werden,
ohne dass man seine Arbeitsweise verändern muss.
Wir ermöglichen es, weiterhin Word zu verwenden,
indem wir durch Protokolle wie CIFS direkten Zugriff auf das Datensystem ermöglichen.
Man kann über E-Mail Informationen durch den Einsatz von IMAP beisteuern.
Durch andere Tools, z.B. WebDAV oder FTP, kann man Objekte hinzufügen
oder sogar über ein SharePoint-Protokoll,
das es Ihren Anwendern mit einer normalen Office-Installation ermöglicht,
die Collaborations-Features der Microsoft Office Suite zu verwenden.
Und Nr. 10: CMIS ist das richtige Tool für Content.
Sie müssen nicht das Rad neu erfinden.
Datenbanken ermöglichen Abfragen über SQL.
Das wiederum ist gut für Text- und Zahlen-Informationen,
aber nicht als integrierter Bestandteil beim Umgang mit Dokumenten
und anderen Content-Management-Features, die man vielleicht benötigt.
CMIS oder Content Management Interoperability Services
beinhaltet, wie schon der Name sagt,
eine Abfragesprache speziell für Content Management.
Sie basiert auf SQL 92,
aber kennt alle für das Dokumenten-Management nötigen Funktionen,
die bei verschiedenen Informationen vielleicht ausgeführt werden.
Es ist auf jeden Fall für diese Aufgabe das richtige Tool
und effektiver, als wenn man etwas Unnatürliches mit einem Standard machen muss,
der nicht unbedingt zu einem Standard-SQL passt.
Das sind also die 10 wichtigsten Gründe dafür. Danke fürs Zuschauen.
Falls Sie weitere Fragen haben,
erreichen Sie mich direkt unter scott.davis@alfresco.com �